COMPTE–RENDU DE LA REUNION PREPARATOIRE DE L’ASSEMBLEE GENERALE DU 28 MARS 2009
Association des anciens étudiants de la faculté de médecine de Kinshasa.
Compte–rendu de la réunion préparatoire de l’assemblée générale du 28 mars 2009.
Le 7 mars 2009 s’est tenue à BUC (VERSAILLES), 8 rue Jean Philippe Rameau, une réunion préparatoire de l’assemblée générale constitutive de l’association des anciens étudiants de la faculté de Médecine de l’université de Kinshasa prévue le 28 mars 2009.
Etaient présents : Dr NSIALA John, Dr AMUSINI Pierre, Dr KIETO Henri, Dr TONDUANGU Daniel, Dr NDAMBI Roger, Dr MANIKA Ambroise, , Dr KENGA Edouard, Dr MWIMBA Michel , Dr ENDJONGA Emmanuel.
Dr NSIALA, modérateur du groupe, a présidé la réunion. Dr AMUSINI est désigné secrétaire de la séance.
La réunion a commencé à 17h, après 1h30 de discussion libre sur les statuts en attendant l’arrivée des invités.
L’ordre du jour initial était :
- Mot de bienvenue
- Point sur l’organisation pratique de l’assemblée générale
- Amendements des statuts
- Discussion sur le montant des cotisations
- Organisation des votes des membres
- Projets en perspective en 2009
- Campagne de souscription
- Questions diverses
Cet ordre du jour a été modifié dans la discussion, mais tous les points ont été traités.
1. MOT DE BIENVENUE
Dr NSIALA a remercié les personnes qui se sont déplacées à son domicile pour participer à cette réunion dont l’objectif est de préparer l’assemblée générale constituante du 28 mars 2009.
Il a rappelé l’historique de ce projet. L’idée de créer cette association est née des discussions sur internet, depuis quelques années, des cas cliniques des patients des cliniques universitaires de Kinshasa.
Plusieurs groupes d’anciens de la faculté de médecine existent , ils concernent souvent une promotion précise (promotion 78, promotion 88, le bunker-unikin,…)
Cette fois-ci, nous voulons créer une association regroupant tous les anciens de la faculté de médecine depuis sa création en 1954. Malgré leur dispersion géographique, cette création est rendue possible par internet et le soutien des autorités facultaires en fonction.
Le président de la séance rappele la convivialité nécessaire aux discussions et la possibilité pour chaque participant d’exprimer publiquement ses opinions sur le forum. Il précise aussi que les conclusions de cette réunion donneront un élan décisif au projet associatif.
Tous les membres présents ont insisté en préambule sur la nécessité d’autonomie de la future association, dans son fonctionnement et le choix des projets à financer. Une collaboration étroite avec la faculté est souhaitable, tout en gardant sa liberté de délibération.
2. ORGANISATION PRATIQUE DE L’AG du 28 MARS
L’AG avec présence physique est prévue le 28 mars 2009 à 14h à Versailles. Elle sera précédée d’une AG sur le forum où toutes les personnes inscrites donneront leur avis.
Un questionnaire sera envoyé cette semaine à tous les membres inscrits au forum pour un recensement exhaustif (identité et adresse) et pour avoir des réponses individuelles sur les questions essentielles au démarrage de l’association.
a. Organisation matérielle
Une demande de location d’une grande salle à Versailles est faite. Nous attendons la confirmation écrite avant de lancer les invitations officielles. Une petite salle de 50 places est déjà disponible si besoin.
Les invitations seront lancées 15 jours avant l’AG, précisant l’adresse de la salle et l’itinéraire d’accès en véhicule personnel ou en transports publics (trains, bus).
Une évaluation des dépenses du 28 mars sera faite par le Dr NSIALA : collation, impression des statuts et ordre du jour, stylos, frais de reportage photos et vidéo.
Un numéro de téléphone unique sera inscrit sur l’invitation pour orienter les membres en cas de besoin. De même, un véhicule sera disponible pour récupérer, sur demande téléphonique, des membres à la gare de Versailles Chantiers.
Les personnes souhaitant faire une réservation d’hôtels dans le secteur peuvent contacter le Dr NSIALA.
Afin d’anticiper certains frais d’organisation, nous avons décidé, séance tenante, une cotisation spéciale de 50 euros chacun. La somme de 450 euros est remis au président de la séance.
Le 28 mars, une collecte de 5 à 10 euros par personne sera faite en fonction des dépenses engagées.
b. Organisation des votes des membres
Le président de la séance rappelle les 3 principaux thèmes discutés lors de l’assemblée générale constitutive d’une association :
- l’adoption des statuts et le choix de la dénomination,
- l’installation du comité directeur et l’élection des membres de son bureau,
- la détermination du montant de la cotisation annuelle.
La procédure d’adoption par l’AG se fera en 2 étapes :
- le débat sur le forum du groupe et suivi d’un vote par mail. Vote impératif par mail. Un questionnaire type est en fin de rédaction.
- Le dépouillement des résultats se fera le 28 mars à l’AG. En pratique, ne pas ramener vos réponses écrites le jour du dépouillement.
3. ADOPTION DES STATUTS
Nous avons lu et amendé les statuts article par article. L’ approbation d’un article se faisait à la majorité des membres présents. Un vote à main levée départageait les situations difficiles. Nous avons pris en compte de toutes les remarques faites sur le forum.
Une phrase est ajoutée à l’article 2 (buts de l’association) : « Aider la faculté de médecine de l’université de Kinshasa dans ses diverses missions ». Cette formulation élargie est nécessaire pour définir les champs d’action de l’association : la faculté de médecine et ses extensions actuelles ou à venir. Par extension, nous entendons les formations organisées par la faculté hors de ses murs. L’association se donne le droit statutaire de discuter des projets provenant des extensions « actuelles et à venir » de la maison mère. Beaucoup des membres en ont fait la remarque sur le forum et pendant la réunion.
La qualité des membres est précisée. Sa formulation est affinée avant la diffusion de ce CR. Implication totale d’anciens étudiants, qualité particulière aux professeurs en médecine, administratifs et techniciens dispensés.
Des amendements sur l’organisation des AG, le comité directeur ont été faits.
Vous lirez les détails dans les nouveaux statuts ci-joints.
Un item pour la dénomination figure sur le questionnaire que vous recevrez. Il faudra choisir un numéro sur les 13 proposés. Le dépouillement se fera le 28 mars.
Un item sur l’adoption des statuts proposés figure sur le questionnaire. Un simple choix par oui ou non marquera l’adoption individuelle ou le refus des statuts.
Le dépouillement de ces 2 items se fera le 28 mars.
4. INSTALLATION DU COMITE DIRECTEUR
a. Le comité directeur
Pour ce premier mandat, nous souhaitons que tous les candidats au comité directeur soient élus par l’AG du 28 mars. Une procédure simplifiée d’election sera proposée (acclamation). Les candidats au CD peuvent continuer à se manifester sur le forum.
b. Le bureau du CD
Un item du questionnaire va demander à chaque membre son souhait d’être candidat à un poste du bureau du CD : président, vice-présidents, secrétaire général, 2 trésoriers (un en France et un en RDC).
L’élection du bureau du comité directeur se fait normalement à bulletin secret. Un vote par le net (questionnaire) n’assure pas la confidentialité des choix.
Pour assurer le lancement de l’association, des dispositions particulières sont proposées :
le vote du président : le modérateur actuel du forum est pressenti comme futur président de l’association. L’AG physique du 28 mars décidera sa confirmation à ce poste. Il est en train de constituer son équipe.
le vote des vices présidents : les membres du CD de chaque continent, de la RDC et de la RSA seront contactés par le modérateur pour élire leur vice-président respectif.
L’AG, en sa séance physique du 28 mars, élira un secrétaire général et les 2 trésoriers parmi les candidatures spontanées faites par mail (sur un item du questionnaire).
5. DETERMINATION DU MONTANT DE LA COTISATION
Le paiement de la cotisation annuelle confère au membre sa qualité de membre effectif.
Deux montants sont retenus sur le forum : 50 dollars et 100 dollars.
Un item avec 3 choix (50 dollars, 100 dollars et autres) sera proposé sur le questionnaire. A chacun de faire son choix.
La situation de la RDC a été évoquée.
Le dépouillement des résultats le 28 mars définira le montant choisi par la majorité, et en RDC en particulier.
Les modalités de versement des cotisations seront précisées ultérieurement.
6. PROJETS EN PERSPECTIVES EN 2009
Le président de la séance a rappelé les 4 projets prévus pour 2009 : création du site internet de la faculté, la télémédecine, soutien financier à l’impression des annales de la faculté, participation à la formation under et post-graduate.
Ces projets seront écrits et soumis à la validation de l’AG.
Un projet sur la création d’un réseau d’anciens, objectif important de l’association, sera envisagé. La création d’une base des données des anciens est évoquée. De même qu’une revue d’anciens est à discuter, associée ou pas aux annales actuelles de la faculté. Des idées à approfondir.
7. CAMPAGNE DE SOUSCRIPTION
Les membres inscrits sur le forum sont les membres effectifs potentiels de la future association. Pour la grande majorité, il s’agit des médecins diplômés de la faculté. Nous devons signaler l’existence d’une minorité d’anciens non diplômés à l’université de Kinshasa.
Il est demandé à tous de continuer à mobiliser les anciens de la faculté de médecine de l’unikin à s’inscrire au forum et à adhérer à la future association.
Nous encourageons les inscriptions spontanées et remercions toutes les personnes qui ont pris cette initiative. Certains membres sont inscrits sur le forum à leur insu et adoptent aussitôt le projet. D’autres se manifestent peu sur le forum et/ou apportent leur soutien en privé.
Les premières manifestations d’adhésion à l’association se feront par votre réponse au questionnaire et, pour ceux qui le peuvent, par la présence physique à l’assemblée générale du 28 mars. La confirmation de la qualité de membre effectif se fera après paiement de la cotisation annuelle.
8 . QUESTIONS DIVERSES
Démarches à effectuer après le 28 mars :
Déclaration de l’association à la préfecture de police de Versailles
Tous les membres du comité directeur recevront par mail un formulaire individuel à remplir avant la déclaration.
La réunion s’est terminé le 8 mars à 0h33.
Le Président de séance Le secrétaire de séance
Dr John NSIALA MAKUNZA Dr Pierre AMUSINI ABEDI